الفاتورة الإلكترونية لمتجرك الصغير: ما المطلوب وكيف تبنى داخل المتجر

ما الفاتورة الإلكترونية وما الفرق بين الفاتورة المبسطة والضريبية

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ألزمت المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بإصدار فواتيرها إلكترونيا على مرحلتين. المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، تطلب أن تصدر الفاتورة من نظام إلكتروني يمنع التعديل بعد الإصدار ويحفظها ويضع عليها رمز QR في حالة الفاتورة المبسطة. المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، تطلب ربط النظام بمنصة الهيئة لإرسال الفواتير أو مشاركتها، وتطبق على المنشآت في موجات تبلغ بها الهيئة كل منشأة قبل موعدها بوقت كاف. أي منشأة لا تعرف موجتها تسأل الهيئة لا المطور.

الفرق بين نوعي الفاتورة يحدد ما يبنى في متجرك:

• الفاتورة الضريبية المبسطة تصدر للمستهلك الفرد، وهي حال أغلب المتاجر الإلكترونية الصغيرة. تحمل بيانات البائع ورقمه الضريبي والتاريخ والإجمالي ومبلغ الضريبة ورمز QR يمكن للعميل أو المفتش قراءته بتطبيق الهيئة.
• الفاتورة الضريبية الكاملة تصدر لمنشأة مسجلة في الضريبة، وتحمل إضافة إلى ذلك بيانات المشتري ورقمه الضريبي وعنوانه، ليستطيع خصم الضريبة. إذا كان متجرك يبيع لشركات فتحتاج أن يسأل المتجر العميل عند الطلب هل يريد فاتورة باسم منشأته.

أغلب المتاجر الصغيرة تحتاج النوع الأول فقط، وبعضها يحتاج الاثنين. حسم هذا السؤال قبل البناء يوفر إعادة عمل لاحقا.

ما الذي يبنى داخل المتجر

الفاتورة الإلكترونية ليست زرا يضاف في آخر المشروع، بل أربعة أجزاء تدخل في تصميم المتجر من البداية:

• الإصدار التلقائي: عند تأكيد الدفع تصدر الفاتورة من بيانات الطلب نفسها، بلا إدخال يدوي، وترسل للعميل برابط أو ملف داخل حسابه وعلى بريده أو واتسابه.
• رمز QR: يولد لكل فاتورة مبسطة ويحمل اسم البائع ورقمه الضريبي ووقت الإصدار والإجمالي ومبلغ الضريبة بالصيغة التي تحددها الهيئة، فيقرأه تطبيق الهيئة بلا خطأ.
• التسلسل: رقم متتابع لا يتخطى ولا يتكرر ولا يعاد استخدامه، حتى لو ألغي طلب. الإلغاء والاسترجاع لا يحذفان الفاتورة بل يصدران إشعارا دائنا يشير إليها.
• الحفظ: الفاتورة تحفظ بصيغتها النهائية ولا تعدل بعد الإصدار، وتبقى قابلة للاسترجاع والتصدير للمدة التي تحددها الأنظمة، مع نسخة احتياطية خارج السيرفر الرئيسي.

وفي المرحلة الثانية يضاف جزء خامس: الربط مع منصة الهيئة، بتوقيع رقمي وشهادة تصدر من المنصة لنظامك، وإرسال الفواتير المبسطة خلال المدة المحددة. شرحنا الربط التقني بتفاصيله في مقال الربط مع زاتكا، وهذا المقال يركز على ما يحتاج صاحب المتجر الصغير أن يفهمه قبل أن يطلب.

ما يبقى على صاحب المتجر

المطور يبني الآلية، لكن هناك قرارات وبيانات لا يستطيع أحد أن يقوم بها عنك:

كيف نضمن ذلك في باقة المتجر

في باقة المتجر الإلكتروني التي نبنيها بسعر معلن، الفاتورة المبسطة جزء من المتجر لا إضافة مدفوعة: تصدر عند الدفع برقم متسلسل ورمز QR وتحفظ وترسل للعميل، ولوحة الإدارة تعطيك إصدار إشعار دائن عند الاسترجاع وتقريرا بالفواتير لفترة تختارها تسلمه لمحاسبك. بيانات المنشأة تدخلها أنت من اللوحة، ونراجعها معك قبل الإطلاق لأن أكثر الأخطاء تأتي منها.

الربط مع منصة الهيئة في المرحلة الثانية يعتمد على موجتك ونوع نشاطك، ولهذا نقدره بعد جلسة تحليل مجانية ونكتب قيمته ومدته في العقد، ضمن الأنظمة الإدارية المخصصة. وإذا كان لديك نظام محاسبي قائم تريد أن يبقى هو مصدر الفواتير، نربط المتجر به بدل أن نكرر الفاتورة في مكانين. بقية الباقات وأسعارها في صفحة الأسعار.

أخطاء شائعة

• إصدار الفاتورة من ملف وورد أو إكسل بعد كل طلب. هذا ليس إلكترونيا بمعنى الهيئة، ولا يحمل QR صالحا، ويتعب صاحب المتجر مع كل طلب.
• تعديل الفاتورة بعد إصدارها لتصحيح خطأ. الفاتورة الصادرة لا تعدل، والتصحيح يكون بإشعار دائن ثم فاتورة جديدة.
• رقم ضريبي خاطئ أو اسم منشأة مختلف عن السجل. يظهر في كل فاتورة وفي رمز QR، ويكتشف عند أول تدقيق.
• حذف فواتير الطلبات الملغاة فينقطع التسلسل. الإلغاء يوثق بإشعار، والتسلسل يبقى.
• الاعتماد على رسائل بوابة الدفع بديلا عن الفاتورة. إشعار الدفع ليس فاتورة ضريبية.
• تأجيل السؤال عن المرحلة الثانية حتى يصل الإشعار. اسأل الهيئة عن وضع منشأتك من اليوم.

الأسئلة الشائعة